Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Die Digitalisierung bietet inzwischen auch kleinen Unternehmen die Möglichkeit Kosten zu sparen und erhebliche Vorteile beim Zugriff auf archivierte Dokumente zu erlangen. Sinn macht dies vor allem dann, wenn es sich hierbei um das ersetzende Scannen handelt, also Originalbelege nach dem Scannen vernichtet werden. Dies muss aber so geschehen, dass die elektronischen Belege vom Finanzamt und den Gerichten anerkannt werden.

++ Bedarf & Schutz ++
Im Vorfeld ist hier eine Bedarfs- und Schutzanalyse nötig. Es muss also festgesetellt und auch verbindlich festgelegt werden, welche Belege in keinem Fall vernichtet werden dürfen, welche Belege elektronisch erfasst werden und wurden. Neben selbstverständlichen Belegen, wie z.B. einer Notar-Urkunde, wird von einigen Normen zwingend der Originalbeleg vorgeschrieben. Zum Beispiel bei Unterlagen die im Zusammenhang mit dem Zoll stehen.

++ Organisation und Dokumentation der Verfahrensweise ++
Der Ablauf der Digitalisierung und auch der Prozesse darüber hinaus muss sicher stellen, dass die Dokumente vollständig, deren Inhalt unverändert erfasst wird und bleibt. Wird wiederrum der oringinale Beleg verändert, muss sicher gestellt sein, dass der geänderte Beleg erneut erfasst wird. Eine vollständige Umstellung auf das papierlose Büro, ist dabei natürlich nicht nötig.

Ersetzendes Scannen, daher inklusive der Vernichtung von Papierbelegen nach der Digitalisierung, bietet viele Chanden, muss jedoch rechtssicher vorbereitet und eingeführt werden. Es empfiehlt daher, professionellen Rat einzuholen.



Bitte die Hinweise zu externen Links beachten.

Quelle: Pressemitteilungen der Steuerberaterkammer Nürnberg vom 23.07.2015 Vernichtung von Papierbelegen nach der Digitalisierung – was akzeptiert das Finanzamt?

Muster-Verfahrensdokumentation: (PDF) des Deutschen Steuerberaterverbandes und der Bundessteuerberaterkammer zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inklusive Vernichtung der Papierbelege

häufige Fragen: FAQ-Katalog – Musterverfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen