Die Anforderungen an Registrierkassen sind ab 01.01.2020 nun deutlich erhöht. Es drohen nicht nur hohe Strafen, sondern auch Hinzuschätzungen im Fall einer Prüfung. Hier lesen Sie, was nun zu beachten ist.
Anforderungen an Registrierkassen bereits seit 2017
Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist seit dem 28.12.2016 in Kraft. Denn Registrierkassen und PC-Kassensysteme, welche Unternehmen für Bargeldeinnahmen nutzen, sind vorgelagerte Systeme der Buchführung. Sie unterliegen den denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie die eigentlichen Buchführungssysteme. Seit dem 01.01.2017 dürfen Sie somit nur noch solche elektronische Registrierkassen verwenden, die eine komplette, dauerhafte Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen. Seit dem 1.1.2018 gibt es die sog. Kassen-Nachschau.
Zum 1.1.2020 treten weitere verschärfende Auflagen für die elektronischen Kassensysteme in Kraft. Dazu gehören insbesondere:
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Technische Sicherheitseinrichtung
Die elektronischen Aufzeichnungssysteme und die digitalen Aufzeichnungen müssen ab 1.1.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Dazu gewährleistet das Sicherheitsmodul, dass alle Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Auf einem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Eine digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung.
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Belegausgabepflicht
Registrierkassen müssen in der Lage sein, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen, entweder elektronisch oder in Papierform. Dazu wird die Pflicht zur Ausgabe von Quittungen an die Kunden eingeführt. Dabei müssen Sie den Beleg in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erstellen. Den Kunden trifft nicht die Pflicht, den Beleg mitzunehmen.
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Meldungspflicht an die Finanzverwaltung
Damit die Informationen zu den Registrierkassen der Finanzverwaltung schon bei der risikoorientierten Fallauswahl für Außenprüfungen und bei der Prüfungsvorbereitung zur Verfügung stehen, muss der Nutzer, der elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet, innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems nach amtlichem Vordruck u. a. Art, Anzahl, Seriennummer und die Anschaffungsdaten der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme, sowie die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen mitteilen. Steuerpflichtige, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1.1.2020 angeschafft haben, müssen die Meldung bis zum 31.1.2020 abgeben.
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Sanktionierung von Verstößen
Teuer kann es werden, wenn die Anforderungen an Registrierkassen nicht richtig umgesetzt werden. Verstöße gegen die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € geahndet werden, unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist.
Update Quellenangaben
Letzte Übergangsfrist
Eine letzte Übergangsfrist gilt bei der Anschaffung einer Registerkasse nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020. Soweit die Registerkasse nicht umgerüstet werden kann, damit Sie die neuen Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen erfüllt, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022.
Eine Pflicht zum Einsatz elektronischer Registrierkassen gibt es auch weiterhin nicht.
Artikel-ID: DW20190901, 2019-09-10 17:03
Letzte Änderung: 2020-08-04 22:04